Es el documento generado por medios informáticos en formato electrónico que soporta transacciones de venta de bienes y servicios, y que remplaza al documento físico en papel pero conserva su mismo valor legal y, además, garantiza en todo momento la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Hay múltiples beneficios para las empresas que implementen la factura electrónica, dentro de los que están:

• Eliminación de riesgos de pérdida de documentos físicos.
• Hace eficiente la gestión documental.
• Cuidado y protección con el medio ambiente.
• Consulta en línea.
• Tiempos de entrega de una factura pasan de días a minutos.
• Mejora en la calidad de datos, se controlan documentos electrónicos.
• I​ncremento exponencial en el proceso de aceptación y rechazo de la factura, mejorando el tiempo de contabilización de la factura de hasta tres días.
• Impacto positivo en el flujo de caja por la mejora en el tiempo de contabilización. Reducción en costos asociados con facturación dehasta 85 %.

Para que una empresa pueda ser proveedor tecnológico de Facturación Electrónica debe cumplir satisfactoriamente y a cabalidad el procedimiento de habilitación descrito en el Decreto 1625 de 2016 y la Resolución No. 0019 de la DIAN​, los cuales establecen las siguientes condiciones y requisitos mínimos para los proveedores tecnológicos de factura electrónica:

• Tener vigente y actualizado el Registro Único Tributario (RUT)
• Ser responsable del pago de impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común
• Estar acreditado con certificación ISO 27001
• Poseer a la fecha de solicitud un patrimonio líquido igual o superior a 20.000 UVT y activos fijos que representen al menos 50% del patrimonio líquido
• Cumplir con las condiciones de operatividad tecnológica señaladas por la DIAN

Mediante la Resolución, la DIAN certificó a CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS, para prestar servicios de proveedor tecnológico de factura electrónica bajo los parámetros establecidos en el Decreto 2242 de 2015, el cual reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

Las personas naturales o jurídicas que sean voluntarias o que hagan parte de los obligados a facturar electrónicamente por parte la DIAN. Es habilitado como facturador electrónico el obligado o voluntario a facturar cuyo software realizó pruebas técnicas en el servicio electrónico dispuesto por la DIAN y cumple con las especificaciones técnicas establecidas.

La DIAN establece los siguientes pasos para ser un Facturador Electrónico:

• Asociar el proveedor de software con el que va a realizar la Facturación Electrónica. • Solicitar el rango de numeración (cuando se vaya a iniciar la facturación electrónica y se suspenda la expedición de facturas bajo otra modalidad).

De acuerdo con el articulo 20, numeral 1 del Decreto 2242 de 2015, a partir del momento en que se notifique la resolución de habilitación para facturar electrónicamente, el obligado a facturar deberá cesar la expedición de facturas por computador y en papel; salvo en los casos de contingencia, para los que podrá utilizar la facturación en papel. Luego de habilitado para facturar electrónicamente no podrá dejar de hacerlo por éste mecanismo.

• El artículo 26 de la Ley 962 de 2005 (Racionalización de tramites) define que la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, garantizando la autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de conservación, aplicando el principio de neutralidad tecnológica.
• El Artículo 616-1 del Estatuto Tributario - la factura electrónica es equivalente a la factura de venta.
• Artículo 511, 615 del Estatuto Tributario - obligados a expedir y entregar factura o documento equivalente.
• Artículo 617 Requisitos de la factura para efectos tributarios.
• Artículo 618 La factura o documento equivalente, exigible por los adquirentes.
• Artículo 684-2 La DIAN puede prescribir sistemas técnicos de control a determinados contribuyentes o sectores.
• El Decreto 2242 de 2015 que establece las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.
• Resolución 00010 de 06 de febrero 2018, Selección de contribuyentes para facturar electrónicamente.

RUT significa Registro Único Tributario. Es el mecanismo de control fiscal para todos los contribuyentes colombianos y Extranjeros que negocien en Colombia.

Por medio del RUT se puede identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común, los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros; y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

El Número de Identificación Tributaria - NIT constituye el número de identificación de los inscritos en el RUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria (artículo 4o del Decreto 2788 de 2004), y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza.

Deben solicitarlo todos las personas naturales y jurídicas. Para las personas naturales corresponde al número de cedula seguido de un digito de verificación. Para las personas jurídicas lo asigna directamente el sistema, Actualmente se expiden con el numero 901.xxx.xxx- X o sea nueve dígitos mas un digito de verificación.

Es el ​Código Único de Facturación Electrónica​, que permite a la DIAN identificar unívocamente una factura electrónica en el territorio nacional. Es un texto alfanumérico que se halla a través de un mecanismo establecido por la DIAN, el cual se forma tomando datos de la factura. Es requerido por la DIAN.

El CUFE contiene 40 caracteres, puede ubicarse en cualquier parte de la representación gráfica de la factura y es requerido para las facturas de venta y de exportación.

Es un tipo de código de barra el cual contiene datos de la factura, permitiendo almacenar gran cantidad de información alfanumérica. Es requerido por la DIAN para Facturas de venta.

El tamaño mínimo que debe tener el código bidimensional QR es de 2cm para facilitar la lectura por los diferentes dispositivos. Se puede ubicar en cualquier parte de la representación gráfica de la factura.

• Para las Facturas, debe solicitarse el rango de numeración a la DIAN.
• Para las Notas Crédito y Notas Débito se utiliza una numeración automática.

Es el mensaje de datos a través del cual el adquirente o comprador a quien le fue facturado de forma electrónica, manifiesta que la factura fue recibida por sus sistemas de información.

El adquirente puede hacerlo a través de sus propios sistemas de información o a través de los medios que disponga para ello el facturador electrónico.

La factura se puede anular únicamente con una nota crédito por el mismo valor por el que fue creada, las NC y ND no se pueden anular.

Es un comprobante que el facturador envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Los casos que dan origen a la nota de crédito incluyen: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, corrección de errores por exceso de facturación. La nota de crédito disminuye la deuda o el saldo de la cuenta respectiva.

Las notas crédito deben corresponder a un sistema de numeración consecutiva y​ deben contener como mínimo el número y fecha de la factura a la cual hacen referencia, nombre o razón social y NIT del adquirente, la fecha de la nota, número de unidades, descripción, IVA (cuando sea del caso) ,valor unitario y valor total.”E​l formato establecido por la DIAN es XML el cual es de obligatorio uso por los sujetos involucrados con la facturación electrónica.

Para emitir una Nota Crédito se deben realizar ciertas validaciones como son:

• Fecha de la Nota Crédito (debe ser mayor o igual a la fecha de la Factura.)
• No emitir Nota Crédito total o parcial a una factura que previamente haya sido anulada por otra Nota Crédito.

Es un comprobante que el facturador envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.

Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

El formato establecido por la DIAN es XML el cual es de obligatorio uso por los sujetos involucrados con la facturación electrónica.

• Las notas no tienen CUFE y QR.
• La factura expedida en contingencia, por talonario, no lleva

QR y CUFE. El Art 15 de la resolución señala cuatro (4)

Contingencias:

1. Por fallas del obligado a facturar o fallas en los servicios del proveedor.
2. La atribuible al adquirente.
3. Por fallas en los sistemas de la DIAN.
4. Por zona geográfica específica

La factura expedida en contingencia, por talonario, no lleva QR.